De compliance challenge

Ik ben geen held in het huishouden. Opruimen, stoffen, zuigen en poetsen is niet aan mij besteed. Niet omdat ik het niet kan, maar omdat ik er zo tegenop zie dat ik het steeds voor mij uitschuif. Maar hoe langer je iets voor je uitschuift, hoe meer je er tegenop gaat zien en hoe groter de klus soms wordt. Nou heeft één van de kranten die ik lees, de Volkskrant, deze maand de oktober opruim challenge. En hoewel ik niet met alle “challenges” van de krant mee doe, heeft mij dit wel geïnspireerd om toch wat huishoudelijker bezig te zijn en de boel niet teveel te laten versloffen. De bovenstaande kast stond een week geleden helemaal vol met van alles: servies, boeken, DVD’s, bakspullen, noem maar op. Maar nu heb ik zelfs ruimte over.

Sommige kantoren hebben op het gebied van compliance ook de boel wat laten versloffen. Soms worden modellen zelfs zo weinig bijgewerkt dat deze ouder zijn dan de jongste medewerker. In de loop der jaren worden er heel wat vragenlijsten, modellen en handboeken verzameld. Veel goede voornemens stranden in de waan van de dag met deadlines voor klanten en spoedklussen die echt niet kunnen wachten. Een indirecte klus schiet er dan snel bij in, zeker gezien de omvang van deze klus.

En ik snap dit volledig. Ik heb een keer een groot deel van mijn zomer besteed aan het updaten van alle handboeken, modellen en vragenlijsten van mijn werkgever. Alles kritisch bekijken en aanpassen aan bestaande wet- en regelgeving kan ontzettend saai zijn en soms zelfs geestdodend. Maar het moet gebeuren. Verouderde vragenlijsten of vragenlijsten die niet passen bij de organisatie zorgen ervoor dat medewerkers alleen maar op de juiste plek een vinkje zetten zonder deze überhaupt door te lezen. Ik vroeg eens aan een collega vroeg wat hij van de volgende vraag in ons fraude risico vragenlijst vond: Is er een fraude risico voor het voldoen aan analistenforecast? Ik kreeg als veelzeggend antwoord: “stond die vraag in die vragenlijst dan?” Al die jaren heeft deze collega de vraag (of de hele vragenlijst) niet goed gelezen. En hoewel het voldoen aan analisten verwachtingen bij sommige bedrijven een serieus risico is, zal de gemiddelde MKB praktijk hier weinig mee te maken hebben. Met vragen over een dergelijk niet relevant onderwerp wordt zo’n houding wellicht ook gecreëerd. Wanneer iets niet van toepassing is, is het logisch om er minder (of zelfs geen) aandacht aan te besteden.

Alle modellen, handboeken en vragenlijsten in één keer achter elkaar aanpakken is geen realistische optie, maar het moet toch gebeuren. Daarom heb ik de compliance challenge bedacht. Dit breekt de “load” van het aanpassen in wat behapbaardere stukjes om je te motiveren tot het aanpakken van de berg handboeken, modellen en vragenlijsten. En op die manier kan je in één maand weer helemaal up-to-date zijn. Het stappenplan is als volgt:

Stap 1. Verdeel de “load”

Verzamel een team met kennis van verschillende afdelingen en maak elke afdeling zelf verantwoordelijk voor zijn/haar modellen, handboeken en vragenlijsten. Als accountant kan ik wel kijken naar een fiscaal handboek, maar hoe zij daadwerkelijk hun werkzaamheden doen weet ik ook niet. Laat dit doen door een fiscalist. Indien zich geen vrijwilligers aanmelden voor het project, zal je zelf iemand aan moet wijzen. Dit heeft echter niet de voorkeur omdat de motivatie van de betrokken (aangewezen) medewerker lager zal zijn.  Hoewel het financieel aantrekkelijk is om dit door de jongste, goedkoopste, assistent te laten doen, kun je beter iemand met meer ervaring kiezen. Iemand die de organisatie kent en op de hoogte is van wijzigingen in wet- en regelgeving. Op die manier hoeft niet nog alles gecontroleerd en weer aangepast te worden door iemand met meer ervaring waardoor er uiteindelijk meer tijd aan wordt besteed.

Stap 2. Deadline

Stel een deadline vast en communiceer deze ook. De datum 1 januari lijkt een hele mooie deadline. Echter, het is verstandig om het team van betrokken medewerkers de tijd te geven om zich in te lezen, waardoor de nieuwe handboeken e.d. ook daadwerkelijk per 1 januari in gebruik worden genomen. Daarom is 1 december een betere deadline

Stap 3. Verzamelen en schrappen

Verzamel alle vragenlijsten, handboeken en modellen die op dit moment gebruikt worden. Zet deze in overzichtelijke mappen. Bijvoorbeeld op opdracht niveau, of op wet- en regelgeving niveau. Wat je gelijk hierna kunt doen, is alles wat dubbel is schrappen, voor zover dit mogelijk is. Ik kan mij bijvoorbeeld niet voorstellen dat een kantoor meer dan één cliëntacceptatieformulieren nodig heeft. De meeste klanten komen toch voor meerdere soorten werkzaamheden naar een kantoor toe, dus stroomlijn de acceptatie over de hele linie.

Stap 4. Handboeken

Vaak wordt er gebruik gemaakt van een modelhandboek van bijvoorbeeld het SRA. Alleen zullen deze handboeken wel kantoor specifiek gemaakt moeten worden en dit gaat verder dan alleen de kantoornaam wijzigen. Zorg dat je de meest recente versie van het modelhandboek hebt. Lees kritisch het handboek door en ga na of er bij jullie op kantoor ook echt zo gewerkt wordt. Pas het handboek aan op punten waarbij jullie afwijken (verondersteld dat de afwijkende werkwijze wel acceptabel is). Dit klinkt als een opendeur maar helaas gebeurt dit in de praktijk nog niet altijd. Indien er geen gebruik wordt gemaakt van een modelhandboek, ga dan na of het handboek nog volledig up-to-date is. Zo is recent de Wwft veranderd, maar deze wijzigingen zijn nog niet in alle handboeken verwerkt. (voor een overzicht van de wijzigingen verwijs ik je graag door naar het blog van mijn college drs A.A. Boxum RA EMITA en mr. A.B. Schoonbeek)

Stap 5. Vragenlijsten

Verdeel de vragenlijsten in een aantal categorieën, bijvoorbeeld: kantoor breed, controleopdrachten, overige Assurance opdrachten, samenstelopdrachten en compliance werkzaamheden. Afhankelijk van hoeveel vragenlijsten er in een categorie zitten kan je elke dag een categorie aanpakken. Meer dan vier vragenlijsten per dag zou ik niet doen omdat de werkzaamheden dan te lang duren wat niet bevorderlijk is voor de concentratie. Wees ook niet bang om vragenlijsten samen te voegen of helemaal te schrappen als situaties niet van toepassing zijn op jouw praktijk.

Stap 6. Modellen

Elk kantoor heeft wel (Excel) modellen die gebruikt worden bij verschillende opdrachten, zoals bijvoorbeeld om een steekproef in vast te leggen of om complexe berekeningen te maken. Hoewel deze modellen zeker een goede ondersteuning kunnen zijn, worden ze niet altijd aangepast aan wijzigingen in wet- en regelgeving. Daarom moeten ook deze worden geüpdatet. Ook hier kan je de modellen, net als bij de vragenlijsten, onderverdelen in diverse categorieën. Voor een fiscalist kan dit bijvoorbeeld zijn: inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, BTW, loonheffing, successierecht en overige belastingen. Ook van de modellen zou ik er niet teveel per dag doorlopen en ook hier kan het zijn dat modellen dusdanig verouderd zijn dat ze niet meer te gebruiken zijn en volledig geschrapt moeten worden.

Stap 7. Afronding

Bespreek de belangrijkste wijzingen met de compliance challenge deelnemers van de andere afdelingen. Tevens kunnen er hierna nog een aantal wijzigingen gedaan worden als blijkt dat dit nodig is. Als iedereen klaar is kunnen de belangrijkste wijzingen worden gepresenteerd aan de directie. Zij kunnen daarna hun goedkeuring geven waarna de gewijzigde handboeken, vragenlijsten en modellen kunnen worden ingevoerd. Ook nu is het van belang om, samen met een directielid, tijdens interne bijeenkomsten zoals bijvoorbeeld VTO’s, medewerkers te informeren over de belangrijkste wijzingen en de reden voor de wijzigingen. Als medewerkers weten waarom iets is gewijzigd is het makkelijker draagvlak te creëren.

Stap 8. Up-to-date houden

Vanaf nu is het tijd om de handboeken e.d. up-to-date te houden. Dit houdt in dat bij grote wijzingen in wet- en regelgeving de handboeken, modellen en vragenlijsten moeten worden beoordeeld, en waar nodig, aangepast moeten worden. Dit kan echter verspreid over het jaar gebeuren.

Bij een compliance challenge horen natuurlijk deadlines. Hieronder heb ik een schema opgenomen dat als leidraad kan dienen voor de compliance challenge om deze in november uit te voeren.

En om tot slot maar een slogan van een bekend sportmerk te citeren: just do it. Ik hoor graag hoe deze compliance challenge jullie bevallen is.

26 oktober 2018
Vera Bik MSc RA