Inleidend
In het jaarverslag 2020 van het Bureau Financieel Toezicht (BFT) [1] staat onder meer het volgende:
“Een poortwachter bepaalt meestal mede of iemand toegang krijgt tot een bepaalde markt, dienstverlening of voorziening. Maar een poortwachter behoort tevens onderzoek te doen naar de achtergrond van transacties. Daarvoor moet de poortwachter beschikken over een vorm van fraudebewustzijn en in staat zijn een niet pluis gevoel te herkennen en daarop te handelen. De poortwachtersrol houdt meer in dan alleen het plichtmatig afvinken van een lijstje.
Een goede poortwachter gebruikt zijn gezonde verstand, houdt zijn ogen open en is niet bang om verantwoordelijkheid te nemen. Hij heeft een bijzondere positie als beroepsbeoefenaar. Dit brengt ook bijzondere verplichtingen met zich mee” [2].
Bijzondere verplichtingen dus voor de poortwachters – zoals accountants – om awareness en kennis op peil te houden.
Tijdens de derde kwartaalbijeenkomst van de V&A Compliance Community [3] bleek dat een aantal vertegenwoordigers van accountantskantoren worstelt met het goed invulling geven aan de opleidingsverplichting. In dezelfde bijeenkomst kwamen evenwel ook enkele good practices voorbij. Dit blog gaat zowel in op de belangrijkste uitdagingen als op de genoemde good practices.
Opleidingsverplichting
De opleidingsverplichting is niet nieuw. Sinds enkele jaren is deze verplichting opgenomen in artikel 35 Wwft [4]. Kantoren geven op verschillende wijze uiting aan deze verplichting. Met enige regelmaat komen kantoren echter tot de conclusie dat kort na een Wwft training of workshop sprake is van een ‘opleving’ aan interne consultaties en meldingen maar dat naarmate de tijd vordert, het aantal meldingen en consultaties weer naar een normaal niveau ‘afzwakt’. Het vergroten van het aantal meldingen en consultaties is geen doel op zich, maar het is mogelijk een signaal dat de kennis die kort daarvoor is opgedaan weer afzwakt.
Hermann Ebbinghaus (een Duitse psycholoog, 1850-1909) toonde meer dan een eeuw geleden al aan dat deze afzwakking te verklaren is door het menselijk geheugen enerzijds en anderzijds de vaak theoretische, traditionele wijze van inhoud geven aan de opleidingsverplichting. Zo blijkt uit zijn onderzoek dat – na ongeveer een week – circa 70% van hetgeen geleerd werd vaak weer ‘vergeten’ is. Ebbinghaus pleitte [5] voor een afwisselende wijze van leren, het gebruik maken van andere vormen dan tekst en ook het op meerdere momenten trainen in plaats van op één moment.
In lijn met het onderzoek van Ebbinghaus en eigen ervaringen uit de training- en consultingpraktijk van V&A, kan de opleidingsverplichting effectiever worden ingevuld.
In de navolgende tabel zijn enkele van de kenmerken van een dergelijke effectieve opleidingsverplichting opgenomen.
| Kenmerk | Korte toelichting | |
| 1 | Praktijkgerichte en toepassingsgerichte inhoud van de trainingsonderdelen. | De Wwft en soortgelijke onderwerpen bevatten veel verschillende vereisten. Door casusgewijs en toepassingsgericht te trainen komt de theorie ook aan bod maar op een meer interactieve en ervaringsgerichte wijze. Ook kan gebruik gemaakt worden van beeldmateriaal en geluidsfragmenten. |
| 2 | De trainingsonderdelen bevatten ‘eigen materiaal’ | Casusmateriaal van de deelnemers of de eigen organisatie helpt bij de vertaalslag tussen training en eigen praktijk. Bovendien is een ‘take away’ ook dat duidelijk wordt wat de deelnemer de komende tijd in het ‘eigen’ dossier moet vastleggen of aan moet passen (indien aan de orde). |
| 3 | De totale trainingsinspanning wordt verdeeld over meerdere momenten. | Door op verschillende momenten het onderwerp aandacht te geven, wordt de inmiddels vergeten kennis opgefrist en aangevuld. De deelnemer is beter in staat te herinneren wat aan de orde is gekomen door de herhaling. |
| 4 | De trainingsvormen variëren maar vormen één geheel | Afwisseling tussen online, klassikaal, maar ook tussen bijvoorbeeld training en coaching kan sterk helpen werkwijzen te veranderen en te verbeteren. Het is dan wel belangrijk dat de afzonderlijke onderdelen één geheel vormen (zie hierna) |
Een opleidingsprogramma zou er als volgt uit kunnen zien.
Ter illustratie
De online nulmeting vindt plaats aan de hand van (korte) praktijkcasussen. Na analyse van de kennisleemtes (bijvoorbeeld per functiegroep) worden de belangrijkste leemtes en andere belangrijke onderdelen van de Wwft behandeld in een online module. Deze bestaat uit theorie, praktijkvoorbeelden, filmmateriaal, etc. en een uitgebreidere toets met feedback. Op deze wijze gaat de deelnemer aan de slag met praktijkcasussen en wordt de wet- en regelgeving opgefrist en verdiept. Ook deze module laat zich goed analyseren, zodat in de daarop volgende klassikale sessie (verdiepend) ingegaan kan worden op de belangrijkste onderdelen en de resterende onduidelijkheden.
Tot slot is het belangrijk dat hetgeen aan de orde is geweest in de trainingsonderdelen ook weerslag vindt in de dossiers. Follow-up kan dus uiteindelijk bestaan uit aangepaste guidance, aanpassingen in werkprogramma’s of dossiercoaching op bepaalde deelgebieden in de dossiers (bijvoorbeeld cliëntenonderzoek).
Om het geheel nog meer afwisselend te maken, kan er tussendoor bijvoorbeeld ook gekozen worden voor het gebruik van andere technieken. Een voorbeeld: deelnemers krijgen – enkele weken na de trainingsactiviteiten – op hun mobiele telefoon dagelijks of periodiek een vraag over het betreffende onderwerp dat aan de orde is geweest. Op die wijze blijft men actief en laagdrempelig met de inhoud aan de slag.
Afsluitend
Accountants ervaren een toenemende regeldruk. Wetgeving als de Wwft wordt vaak niet als het meest boeiend en wel als erg complex ervaren. Nalevingsrisico’s als boetes, tuchtzaken liggen dan op de loer.
Het onderzoek van Ebbinghaus is dan wel al erg lang geleden maar het levert de mogelijkheid op om als poortwachter je rol te pakken en je positief te onderscheiden. Of zoals het BFT in haar jaarverslag opmerkt:
“Een veel gehoorde misvatting is dat een poortwachter nooit een keer een fout of vergissing mag maken. (….) Het BFT heeft meerdere handhavingsinstrumenten en gaat bijvoorbeeld regelmatig met poortwachters in gesprek of geeft waarschuwingen af. Het BFT kijkt naar wat de beroepsbeoefenaar zelf had kunnen weten, zien en heeft gedaan of juist heeft nagelaten” [6].
Het is dus zaak om met de trainingsactiviteiten het weten, het zien en het juist handelen maximaal te stimuleren. Het plichtmatig afvinken van lijstjes en activiteiten heeft- zoals het BFT ook opmerkt in haar jaarverslag- geen nut en leidt in lijn met de theorie van Ebbinghaus zeker niet tot het gewenste resultaat.
drs. Alex Boxum RA EMITA
5 november 2021
[1] https://www.bureauft.nl/wp-content/uploads/2021/03/Jaarverslag-BFT-2020-compleet.pdf
[2] Zie blz. 7 van het jaarverslag.
[3] De compliance community is een serie van vier kwartaalbijeenkomsten per jaar. Deze bijeenkomsten worden georganiseerd door V&A accountants adviseurs. Meer informatie: https://www.vna-aa.nl/trainingen/open-inschrijvingen-categorie/compliance-community/
[4] Artikel 35 Wwft: “Een instelling draagt er zorg voor dat haar werknemers, alsmede de dagelijks beleidsbepalers voor zover relevant voor de uitoefening van hun taken en rekening houdend met de risico’s, aard en omvang van de instelling, worden doorgelicht, bekend zijn met de bepalingen van deze wet en periodiek opleidingen genieten die hen in staat stellen een ongebruikelijke transactie te herkennen en een cliëntenonderzoek goed en volledig uit te voeren”. Vetgedrukt door auteur.
[5] https://nl.wikipedia.org/wiki/Hermann_Ebbinghaus
[6] Jaarverslag 2020 BFT, pag. 8
