Significante aangelegenheden bij samenstelopdrachten

Inleidend

In één van mijn eerdere blogs heb ik geschreven over de bedrijfsverkenningsfase binnen samenstelopdrachten¹. De conclusie van dat blog was dat kennis van de klant² essentieel is om een samenstelopdracht goed te kunnen uitvoeren. In de praktijk merk ik dat de bedrijfsverkenningsfase nog steeds (te) weinig aandacht krijgt binnen samenstelopdrachten, gegeven de bevindingen uit coaching trajecten, opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen en reviews die ik nadien veelvuldig heb uitgevoerd³. Kennis van de klant, ook bij samenstelopdrachten, blijft een relevant onderwerp om te belichten. Het raakt eveneens het thema van dit blog: de documentatie van significante aangelegenheden. De klantkennis bepaalt namelijk de verdere aandachtsgebieden (lees: significante aangelegenheden) en werkzaamheden.

In dit blog ga ik nader in op tekortkomingen in de documentatie van significante aangelegenheden, zoals ik deze in mijn praktijk tegen ben gekomen. Niet met als doel om aan te geven wat er allemaal mis gaat binnen de samenstelpraktijk, maar juist om aan te geven hoe de samenstelpraktijk hier beter van kan worden. Dit doe ik aan de hand van een praktijkvoorbeeld dat wordt gekenmerkt als een significante aangelegenheid. Het praktijkvoorbeeld toont eveneens aan hoe belangrijk de bedrijfsverkenningsfase is. Allereerst is het goed om naar de definitie te kijken van een significante aangelegenheid.

Definitie significante aangelegenheden

NVCOS 4410 bevat geen definitie van een significante aangelegenheid. Wel wordt aangegeven dat significante aangelegenheden die zich tijdens de samenstelopdracht voordoen en hoe de accountant hiermee is omgegaan altijd moeten worden gedocumenteerd (NVCOS 4410.38a). Dit is op zich opmerkelijk te noemen. Immers, een documentatievereiste grijpt doorgaans terug op eerdere vereisten binnen die standaard. In dit geval is dat niet zo en komt het begrip “significante aangelegenheid” daarmee nogal uit de lucht vallen. Maar, niet getreurd: de praktijkhandreiking 1136 werkt de definitie wel verder uit:

“Significante aangelegenheden zijn, op basis van professionele oordeelsvorming, zaken die door de accountant als belangrijk zijn aangemerkt voor de jaarrekening, daar waar het verslaggevingsaspecten betreft of, indien van toepassing, de kwaliteit van de door de klant aangeleverde informatie. Deze zullen daarom ook altijd met de klant worden besproken.”

Voorbeelden van significante aangelegenheden zijn (praktijkhandreiking 1136):

met behulp van de accountant bepaalde belangrijke schattingsposten;
met behulp van de accountant toegepaste belangrijke grondslagen;
met behulp van de accountant geformuleerde belangrijke toelichtingen;
hoe informatie voor belangrijke posten bij de klant tot stand is gekomen;
welke informatie onvolledig of onjuist blijkt en hoe daarmee is omgegaan;
belangrijke posten die besproken of bediscussieerd zijn met de klant.

Daarbij zijn de kernpunten van een samenstellingsopdracht leidend: is de verslaggeving volgens de norm (RJ? RjK?) én kan ik op de informatie van de klant vertrouwen? Kortom, geen twijfels betreffende de jaarrekening en geen twijfels omtrent de informatie-aanlevering (zie voor dit laatste NVCOS 4410.32).

Hoewel in NVCOS 4410 de term significante aangelegenheid dus niet verder wordt uitgewerkt, biedt de praktijkhandreiking 1136 mijns inziens wel meer duidelijkheid aangaande het begrip. Overigens blijft er ook ruimte over voor professionele oordeelsvorming⁴. De bovenstaande opsomming van voorbeelden biedt een redelijk houvast wanneer binnen de samenstelopdracht sprake is van een significante aangelegenheid en dus de documentatie eisen gelden (NVCOS 4410.38a)

Praktijkvoorbeeld

Als praktijkvoorbeeld heb ik gekozen voor de post onderhanden projecten. Waarom? Mijn ervaring is dat bij reviews van samengestelde jaarrekeningen waarin een materiële post onderhanden projecten is opgenomen, vaker onvoldoendes voorkomen. Eveneens komen uit coaching trajecten en opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen veelvuldig bevindingen voor ten aanzien van de post onderhanden projecten. Goed om daarom specifiek in te gaan op deze (complexe) post. In dit blog moet ik mijn scope uiteraard ook beperken. Onderhanden projecten is bij uitstek een geschikt voorbeeld gegeven de definitie van een significante aangelegenheid. Het betreft een post met een belangrijk schattingselement en het is voor het beeld van de jaarrekening van evident belang om hier (voldoende) aandacht aan te schenken binnen de samenstelopdracht. Tevens kan uit dit praktijkvoorbeeld lering worden getrokken voor wat betreft de documentatie van andere significante aangelegenheden.

De bevindingen uit dit praktijkvoorbeeld hebben betrekking op de verschillende fasen van een samenstelopdracht. Eveneens zijn er bevindingen ten aanzien van de jaarrekening zelf, terwijl specifiek deskundigheid van de accountant op dit punt wordt verwacht (zie NVCOS 4410.5).

Hieronder volgt een samenvatting van veelvoorkomende bevindingen (niet limitatief), verwijzend eveneens naar de relevante regelgeving:

Belangrijkste bevindingen onderhanden projecten
Verslaggevingsaspecten (eindproduct) De methode van winstneming (winstneming naar rato van de voortgang of winstneming bij oplevering) van onderhanden projecten is niet benoemd in de grondslagen (zie RJk B.5.308). De methode van verantwoording van projectopbrengsten (als netto omzet of als mutatie onderhanden projecten) is niet toegelicht, alsmede de methode voor de bepaling van de mate van verrichte prestaties (zie Rjk B.5.327). Het categorale model en functionele model wordt door elkaar gebruikt. Er is bijvoorbeeld sprake van kostprijs omzet, terwijl ook sprake is van kosten van uitbesteed werk en andere externe kosten die niet als onderdeel van de kostprijs omzet zijn gerubriceerd (zie D2 van Rjk modellen en besluiten).
Bedrijfsverkenning (voorbereiding- en planningsfase) De bedrijfsverkenning is te summier beschreven, met name ten aanzien van bijvoorbeeld de totstandkoming van de post onderhanden projecten. Er is geen aandacht voor tarieven en opslagen, de bepaling van het resultaat en betrouwbaarheid van de registratie en specificaties van onderhanden projecten. Ook kan hierbij gedacht worden aan het beschrijven van projectkenmerken (duur van projecten, vaste aanneemsommen, regieprojecten, hoe de klant onderhanden projecten registreert, hoe zij zelf de voortgang monitort, hoe zij zelf verliezen op onderhanden projecten inschat, etc). De bedrijfsverkenning is essentieel, aangezien de verkregen kennis van de klant de verdere aandachtsgebieden en werkzaamheden bepaald. Zie ook NVCOS 4410.28, 4410.31, 4410.A48, 44410.A49 en 4410.A50.
Vastleggingen significante aangelegenheden (uitvoeringsfase) In de uitvoeringsfase zijn er de volgende constateringen: a. De aansluiting met het grootboek is niet zichtbaar (NVCOS 4410.A61) b. In het dossier wordt de post onderhanden projecten (terecht) als risicopost aangemerkt, maar wordt er verder in de uitvoeringsfase geen aandacht besteed aan het verhoogde risico (bijvoorbeeld tendenties die spelen bij klanten, zoals veel concurrentie of slecht lopende projecten). Zie ook NVCOS 4410.31 en 4410.32 en verder. c. De onderhanden projecten specificatie is niet kritisch doorlopen en bevat foutieve formules waardoor de onderhanden projecten stand zelfs materiële fouten bevat. Zie ook NVCOS 4410.31 en 4410.32 en verder. d. Belangrijke onderhanden projecten zijn niet nader geanalyseerd. Zie ook NVCOS 4410.31 en 4410.32 en verder.
Bespreekverslagen (afrondingsfase) De bespreekverslagen zijn veelal summier. Onderhanden projecten zijn onvoldoende met de klant besproken, althans dit blijkt onvoldoende uit het dossier. Er is geen aandacht voor bijvoorbeeld omvangrijke projecten met (hoge) winsten of verliezen. Zie ook NVCOS 4410.38.

Belangrijkste bevindingen onderhanden projecten

Verslaggevingsaspecten (eindproduct)

De methode van winstneming (winstneming naar rato van de voortgang of winstneming bij oplevering) van onderhanden projecten is niet benoemd in de grondslagen (zie RJk B.5.308).
De methode van verantwoording van projectopbrengsten (als netto omzet of als mutatie onderhanden projecten) is niet toegelicht, alsmede de methode voor de bepaling van de mate van verrichte prestaties (zie Rjk B.5.327).
Het categorale model en functionele model wordt door elkaar gebruikt. Er is bijvoorbeeld sprake van kostprijs omzet, terwijl ook sprake is van kosten van uitbesteed werk en andere externe kosten die niet als onderdeel van de kostprijs omzet zijn gerubriceerd (zie D2 van Rjk modellen en besluiten).

Bedrijfsverkenning (voorbereiding- en planningsfase)

De bedrijfsverkenning is te summier beschreven, met name ten aanzien van bijvoorbeeld de totstandkoming van de post onderhanden projecten. Er is geen aandacht voor tarieven en opslagen, de bepaling van het resultaat en betrouwbaarheid van de registratie en specificaties van onderhanden projecten. Ook kan hierbij gedacht worden aan het beschrijven van projectkenmerken (duur van projecten, vaste aanneemsommen, regieprojecten, hoe de klant onderhanden projecten registreert, hoe zij zelf de voortgang monitort, hoe zij zelf verliezen op onderhanden projecten inschat, etc). De bedrijfsverkenning is essentieel, aangezien de verkregen kennis van de klant de verdere aandachtsgebieden en werkzaamheden bepaald. Zie ook NVCOS 4410.28, 4410.31, 4410.A48, 44410.A49 en 4410.A50.

Vastleggingen significante aangelegenheden (uitvoeringsfase)

In de uitvoeringsfase zijn er de volgende constateringen:
a. De aansluiting met het grootboek is niet zichtbaar (NVCOS 4410.A61)
b. In het dossier wordt de post onderhanden projecten (terecht) als risicopost aangemerkt, maar wordt er verder in de uitvoeringsfase geen aandacht besteed aan het verhoogde risico (bijvoorbeeld tendenties die spelen bij klanten, zoals veel concurrentie of slecht lopende projecten). Zie ook NVCOS 4410.31 en 4410.32 en verder.
c. De onderhanden projecten specificatie is niet kritisch doorlopen en bevat foutieve formules waardoor de onderhanden projecten stand zelfs materiële fouten bevat. Zie ook NVCOS 4410.31 en 4410.32 en verder.
d. Belangrijke onderhanden projecten zijn niet nader geanalyseerd. Zie ook NVCOS 4410.31 en 4410.32 en verder.

Bespreekverslagen (afrondingsfase)

De bespreekverslagen zijn veelal summier. Onderhanden projecten zijn onvoldoende met de klant besproken, althans dit blijkt onvoldoende uit het dossier. Er is geen aandacht voor bijvoorbeeld omvangrijke projecten met (hoge) winsten of verliezen. Zie ook NVCOS 4410.38.

Verbeterpunten

Uiteraard wil ik de praktijk graag dienstbaar zijn, door ook met verbeterpunten te komen en bij te dragen aan de missie van V&A “Elke dag een beetje beter”.

Hieronder heb ik een aantal verbeterpunten opgenomen, die wat mij betreft de praktijk kunnen helpen:

Belangrijke verbeterpunten voor wat betreft significante aangelegenheden (niet limitatief)
Ontwikkel een sjabloon bedrijfsverkenning dat aandacht schenkt aan alle relevante aspecten voor het verkrijgen van voldoende kennis van de klant, waaronder specifiek onderhanden projecten en andere posten waarvoor significante oordeelsvorming nodig is. Voor wat betreft de bedrijfsverkenning in het geval van onderhanden projecten verwijs ik naar mijn eerdere blog, waar ik een aantal suggesties heb opgenomen⁵.
Verstrek nadere guidance aan de praktijk, waarbij wordt ingegaan op veelvoorkomende praktijksituaties, zoals de posten onderhanden projecten, garantievoorzieningen, onderhoudsvoorzieningen en bijvoorbeeld expliciet de situatie van een continuïteitsissue.
Betrek de post onderhanden projecten en mogelijk andere subjectieve posten in de criteria voor opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen (artikel 13 NVKS) en verplichte consultaties.
Ontwikkel een handboek voor de samenstelpraktijk met veel voorkomende aangelegenheden (praktijksituaties).
Besteed in de ontwikkeling van werkprogramma’s voor samenstelopdrachten expliciet aandacht aan onderhanden projecten en overige significante aangelegenheden.
Hanteer een checklist jaarverslaggeving om vast te stellen of voldaan wordt aan de verslaggevingsaspecten.
Verzorg coaching trajecten en trainingen binnen de samenstelpraktijk
Voer themaonderzoeken uit gericht op bijvoorbeeld onderhanden projecten en deel bevindingen met elkaar.

Tenslotte

In 2019 heeft V&A vaktechnische bijeenkomsten georganiseerd voor zowel de assurance praktijk als de non-assurance praktijk. In het derde kwartaal hebben wij voor wat betreft de non-assurance variant expliciet aandacht besteed aan de boekingsgangen van onderhanden projecten. In het vierde kwartaal besteden wij, voor wat betreft de non-assurance variant, nadere aandacht aan de bedrijfsverkenning binnen samenstelopdrachten. Leren met elkaar, leren van elkaar, samen te komen tot thought leadership, dat is wij voor ogen hebben met de door V&A georganiseerde bijeenkomsten. Te zijner tijd hoop ik je te dienen met een samenvatting van de belangrijkste leerpunten uit deze bijeenkomst(en)!

Drs. Cornelis Kramer RA

6 december 2019

Dat professionele oordeelsv https://vna-aa.nl/kennis-van-de-klant-essentieel-bij-samenstelopdrachten/
Ik hanteer hier het begrip klantkennis. Hiermee bedoel ik het te verkrijgen inzicht van de accountant in de activiteiten van de entiteit, inclusief het administratieve systeem en administratieve vastleggingen van de entiteit; en verslaggevingsstelsel. Zie de definitie in NVCOS 4410.28.
Dit blijkt eveneens uit de rapportage van de SRA over het jaar 2018, zie https://www.sra.nl/-/media/srawebsite/documenten/openbaar/over-sra/persberichten/2019/jaarverslag-toetsingsjaar-2018.pdf?la=nl-NL&hash=E8B66B874B110A758AD3220C07CF7EB8 specifiek pagina 21.
Dat professionele oordeelsvorming door het principle based inrichten van NVCOS 4410 leidt tot verschillende interpretaties van wat significant is en dus wat in het dossier moet worden opgenomen, is evident. Als dit goed onderbouwd in het dossier is opgenomen, bijvoorbeeld door een goede vertaling van de kennis van verslaggeving en van de klant naar de significante aangelegenheden, zal dat in de regel leiden tot een voldoende gedocumenteerd dossier. Wanneer er bij latere toetsing een vraag rijst waarom iets niet is gedocumenteerd en de accountant kan uitleggen dat het niet significant is, dan is het niet documenteren ook in lijn met NVCOS 4410 (zie ook praktijkhandreiking 1136).
https://vna-aa.nl/kennis-van-de-klant-essentieel-bij-samenstelopdrachten/

Significante aangelegenheden bij samenstelopdrachten

5 december 2019 - Significante aangelegenheden bij samenstelopdrachten

De laatste V&A Updates

Contact

Consulting

Trainingen

Overig