Het drukke seizoen is weer begonnen en waar gehakt wordt, vallen spaanders. Ofwel: er worden fouten gemaakt die mogelijk kwalificeren als schendingen.
Wat zijn schendingen?
Volgens het Bta1 zijn schendingen overtredingen van de artikelen 13 tot en met 24 van de Wta, wat feitelijk neerkomt op de overtredingen van bijvoorbeeld de geheimhoudings-bepalingen of de onafhankelijkheidsbepalingen. De NVKS omschrijft schendingen als ’alle handelingen die in strijd zijn met het kwaliteitsbeleid of het stelsel van kwaliteitsbeheersing”. Ofwel: schendingen zijn overtredingen van externe wet- en regelgeving maar ook van de interne regels die onderdeel uit maken van het kwaliteitsbeleid of het stelsel van kwaliteitsbeheersing, die bijvoorbeeld zijn weergegeven in het handboek kwaliteit.
Gelet op het verschil in definitie tussen BTA en NVKS is het dus belangrijk om te bezien wat precies bedoeld wordt bij het uitvoering geven aan het kwaliteitsbeleid en het stelsel van kwaliteitsbeheersing.
Volgens de Memorie van Toelichting bij de Wta wordt onder het stelsel van kwaliteitsbeheersing verstaan: alle werkwijzen, procedures, maatregelen en waarborgen binnen de accountantsorganisatie die ertoe dienen te leiden dat de accountant die uiteindelijk de accountantsverklaring afgeeft dit kan doen op vakbekwame, onafhankelijke, integere en herkenbare wijze2. Het kwaliteitsbeleid geeft de uitwerking weer van de visie van de leiding van de accountantsorganisatie op de manier waarop de accountantsorganisatie de kwaliteit van de wettelijke controles waarborgt en is dus breder dan het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Voorbeelden zijn: het personeelsbeleid, het vaktechnische beleid en het commerciële beleid.
Kortom: schendingen kennen een breed kader. Anders gezegd: het kan ‘zomaar’ gebeuren dat je een schending begaat.
De compliance officer (of kwaliteitsmanager) registreert de schendingen3. Het komt regelmatig voor dat schendingen repeterend zijn. Eén van de voorbeelden is het niet tijdig sluiten van de controledossiers. Het niet tijdig sluiten kwalificeert ondermeer op basis van Standaard 230 en NVKS artikel 12 als schending. Deze schending komt in de praktijk regelmatig terug in de schendingenregisters.
Veelal wordt geprobeerd herhaling te voorkomen door aanvullende instructies binnen de accountantsorganisatie op te stellen en het opnieuw onder de aandacht brengen van de wet- en regelgeving. Instructies kunnen echter papieren tijgers worden.
In de praktijk blijkt dat accountants zich – ondanks alle papieren tijgers – toch nog regelmatig opnieuw stoten. Het spreekwoord luidt: ‘een ezel stoot zich geen tweemaal aan dezelfde steen’. Accountants zijn doorgaans geen ezels en stoten zich regelmatig aan de zelfde steen. Hoe komt dat? En belangrijker, hoe kunnen we het voorkomen?
Hoe voorkomen we herhaling?
De eerder genoemde wet- en regelgeving geeft weer dat er passende maatregelen getroffen moeten worden, ondermeer met als doel herhaling van de schendingen te voorkomen. Wat zijn dan passende maatregelen? De NVKS geeft aan dat er een passend sanctiebeleid dient te zijn4. Het woord sanctiebeleid levert een associatie op met het straffen na fouten. Hoewel dat in sommige situaties passend kan zijn, kan dit ook belemmerend werken en bijvoorbeeld initiatieven, creativiteit in de kiem smoren. Anders gezegd: angst gaat mogelijk regeren met suboptimale werkwijzen tot gevolg5.
Een interessante vraag is welke oplossingsrichtingen er naast instructies en sanctioneren (nog meer) zijn om herhaling te voorkomen van schendingen. Wellicht zouden we kunnen leren van de psychologie waarin veel onderzoek is gedaan naar de oorzaken van menselijk falen. De psychologie maakt onderscheid tussen diverse vormen van menselijk falen en de oorzaken daarvan.
Wanneer de theorie6 wordt samengevat in een overzicht dan ziet dit er als volgt uit.
Met een ‘bewuste fout’ wordt niet een opzettelijke fout bedoeld. Opzet speelt alleen een rol in de categorie ‘overtreding’. Bewust duidt op het bewust zijn van een handeling.
Toepassing in de praktijk
Hoe zouden we bovenstaande kunnen toepassen in de praktijk? In de navolgende tabel heb ik enkele voorbeelden opgenomen waarbij ik de theorie (op hoofdlijnen) heb toegepast. Het betreffen voorbeelden van schendingen die regelmatig in de praktijk voorkomen.
| Onbewuste handeling | Bewuste handeling | |||
|---|---|---|---|---|
| Uitglijder | Afdwaling | Vergissing | Overtreding | |
| Uitleg | Er wordt een verkeerde handeling uitgevoerd (de automatische piloot) | Benodigde handeling wordt niet uitgevoerd (vergeten, afgeleid) | Bewuste handeling op basis van verkeerde inschatting of kennis. | Bewust overtreding van regels of procedures. |
| Voorbeeld | Om de cliënt te ontzorgen wordt ook een waardering van de aandelen van een dochtermaatschappij uitgevoerd; echter, hiermee wordt de ViO overtreden. | Belangrijke aantekeningen worden vergeten in het dossier en niet afgewerkt, hierdoor wordt een fout in de jaarrekening niet gecorrigeerd. | Er wordt – terwijl de tendenties anders zijn- gekozen voor het risico op onvolledige opbrengstverantwoording. | Een dossier heeft een dermate risicoprofiel dat deze voor OKB wordt geselecteerd; echter de accountant verstrekt bewust de verklaring voordat de OKB wordt uitgevoerd of wordt afgewikkeld. |
| Hoe interventie? |
|
|
|
|
| Werkomgeving aanpassen! | De werkomgeving aanpassen is een oplossingsrichting in alle situaties. De gedachte hierbij is dat wanneer een fout is gemaakt dat het stelsel van kwaliteitsbeheersing waarschijnlijk aanpassing behoeft. Immers de beheersingsmaatregelen in de organisatie waren niet dusdanig adequaat dat de fout werd voorkomen. Belangrijk hierbij is de risk-appetite van de kwaliteitsbepalers. Een gerichte oorzaakanalyse kan duidelijkheid geven over het ontstaan van de fout maar ook waar in de organisatie (het stelsel van kwaliteitsbeheersing) eventueel aanpassingen nodig zijn7. | |||
| Toelichting | In dit voorbeeld wordt op de automatische piloot (ontzorgende houding) de ViO overtreden. Dit vindt plaats door een onbewuste handeling (de accountant is zich niet bewust dat hij iets doet waardoor hij een fout maakt). De accountant moet erop gewezen worden dat het aangaan van overige dienstverlening (het ontzorgen) een ‘stop-en-denk’ moment vraagt omdat er mogelijk bedreigingen van bijvoorbeeld de onafhankelijkheid door kunnen ontstaan. Mogelijk moet er ook een aanpassing plaatsvinden in het cliënten- en/of opdrachtenpakket. van deze accountant. Vindt hij het type opdracht bijvoorbeeld dermate interessant dat hij extra genegen was ‘ja’ te zeggen? Wellicht is dan een oplossingsrichting om de accountant enkele opdrachten op de Corporate finance afdeling te laten verrichten. | De accountant heeft door het vergeten van het afwerken van aantekeningen een fout gemaakt.
Hoe komt het dat hij dit vergeet? Een oorzaak kan zijn dat de accountant teveel of eentonig werk heeft waardoor hij de focus verliest. Vanuit de genoemde theorie van Reason kan herhaling in dergelijke situaties zoveel mogelijk worden voorkomen door het werkplezier en ontspanning in het werk te stimuleren. Door coachende, constructieve gesprekken met de accountant aan te gaan, kunnen de mogelijkheden daartoe worden verkend. |
In dit voorbeeld vindt een bewuste handeling plaats maar deze handeling is fout.
De accountant is bewust doende met een risicoanalyse maar kiest een foutief risico en mist daardoor de juiste focus in de analyse. De mix aan werkzaamheden die vervolgens wordt gekozen zal dan waarschijnlijk ook niet adequaat zijn. Door gerichte training en instructie vanuit bijvoorbeeld Vaktechniek of via een toepassingsgerichte training kan herhaling van de fout voor zover mogelijk worden voorkomen. |
In dit voorbeeld kent de accountant de regels en procedures maar kiest bewust voor het overtreden van de regels.
Deze vorm van fouten maken is het lastigst, het ‘zegt’ mogelijk iets over de rechte rug van de accountant. In deze situatie is het merendeel van het stelsel van kwaliteitsbeheersing waarschijnlijk op orde maar gaat het om een nalevingsissue. De vraag blijft evenwel hoe het zover heeft kunnen komen. Volgens de theorie van Reason kan verandering worden bewerkstelligd door goed gedrag te belonen en ‘slecht’ gedrag te straffen. |
Bij de voorbeelden in bovenstaande tabel zijn door mij oplossingsrichtingen weergegeven op basis van de genoemde theorie. Samengevat komen de volgende interventiegebieden naar voren.
- Gewoonten;
- Gemoedstoestand;
- Kennis;
- Normen en waarden;
- Persoonlijke behoeften.
Terug naar het eerder genoemde voorbeeld, waarin de accountant zich telkens stoot aan de wet- en regelgeving die stelt dat het dossier tijdig moet worden gesloten. Stap 1 is het aanpassen van de werkomgeving (wellicht zou het elektronische dossier een automatische melding kunnen geven of zou een functionaris periodiek een query kunnen draaien uit hoofde van early warning). Daarnaast kan een oplossingsrichting wellicht ook zijn: werkplezier en ontspanning stimuleren (‘afdwaling’) dit om het vergeten en het afgeleid zijn te voorkomen.
Dit zijn oplossingsrichtingen, interventiegebieden waar meestal niet direct aan gedacht wordt maar die er toe zouden kunnen leiden dat de gemoedstoestand (zeker in drukke tijden) verandert, de scherpte en focus op het dossier toeneemt. Immers: de regels zijn bekend, er is geen gebrek aan kennis en meestal zijn er in dergelijke situaties ook geen triggers om bewust de regels te overtreden8.
Een dergelijke analyse van de oorzaken van menselijke fouten, kan dus soms tot verrassende oplossingsrichtingen leiden die het herhaald stoten helpt voorkomen. Pas op voor de steentjes die je onderweg herhaaldelijk tegen komt, anders ben je wellicht lijdend voorwerp in een ‘ezeltje prik’!
Drs. A.A (Alex) Boxum RA EMITA
d.d. 28 februari 2019
- Besluit toezicht accountantsorganisaties, artikel 24.
- Kamerstukken Ⅱ 2003/04, 29658, nr. 3, p20 (MvT)
- Zie Bta artikel 24.
- Disciplinaire maatregelen worden er gevraagd, zie NVKS artikel 9, lid 2.
- Zie bijvoorbeeld https://accountantweek.nl/artikel/van-beperkende-angst-naar-krachtige-kwetsbaarheid-
- Zie bijvoorbeeld het artikel ‘Understanding adverse events: human factors’ van J. Reason, Quality in Health Care 1995.
- Zie in dit kader ondermeer: https://accountantweek.nl/artikel/meer-zwitserse-kaas-in-de-accountancy-
- Zou van dat laatste wel sprake zijn- bijvoorbeeld omdat het dossier nog niet af is- ook dan passen papieren tijgers niet, immers die bijten (straffen) niet (‘overtreding’).
