Elk kwartaal organiseert V&A accountants- adviseurs de V&A compliance community waarin een actueel thema centraal staat voor compliance officers, vaktechnici en beleidsbepalers1. Wwft is een thema dat al eerder aan de orde kwam tijdens de bijeenkomsten; zowel de basis, de verdieping als de actualiteit kwamen aan de orde.
Bij onze recente compliance bijeenkomst verzorgden twee ervaren toezichthouders van het Bureau Financieel Toezicht (hierna: het BFT) een inleiding op dit onderwerp. De deelnemers dienden voorafgaand aan de bijeenkomst diverse vragen in. De bijeenkomst zelf gaf ook veel gelegenheid tot interactie, vragen en discussie. De gestelde vragen vormen een bewijs dat Wwft een moeilijk, maar ook actueel thema is en blijft. Dit werd ook na de bijeenkomst bevestigd: na de bijeenkomst bleven er vragen onbeantwoord. De tijd was te kort om aan alle vragen toereikend aandacht te schenken. In dit blog en het volgend blog, laat ik enkele van de (on-)besproken thema’s en vragen de revue passeren.
De oplossingsrichtingen bij deze thema’s en vragen zijn niet persé het antwoord van het Bureau Financieel Toezicht of überhaupt hѐt antwoord. Integendeel: inherent aan de Wwft is dat het gaat om principle based wetgeving, een risico-georiënteerd handelen (en nalaten) van accountants waar het gaat om risico’s en situaties op het gebied van witwassen en het financieren van terrorisme. Dus elke casus is ‘net’ anders, en dus is elke good practice ook ‘net’ anders.
Risicomanagement
Accountantskantoren zijn verplicht de intensiteit van de cliëntenonderzoeksmaatregelen af te stemmen op de risico’s van witwassen en financieren van terrorisme in elke concrete situatie2. De diepgang van het cliëntonderzoek hangt af van het risicoprofiel van de cliënt. Indien de risico’s van witwassen of financieren van terrorisme hoger zijn, dient de aard en omvang van de cliëntenonderzoeksmaatregelen aangepast te worden.
Nadat de risico’s in kaart zijn gebracht, wordt van een instelling verwacht dat deze maatregelen treft om de risico’s te beheersen (risicomanagement). Kans en impact bepalen de hoogte van het witwasrisico c.q. risico van financieren van terrorisme.
De leidraad van het BFT vermeldt: “Op welke wijze het risicomanagement wordt vormgegeven, is aan de instelling zelf”. Toch kunnen accountantskantoren het beleid en risicomanagement afstemmen op diverse bronnen. Enkele van deze bronnen zijn hierna weergegeven.
| Bronnen ten behoeve van het risicomanagement |
|---|
|
Het komen tot een passend risicomanagement is te typeren als een project; het is eindig. Echter de Wwft vereist een continue afstemming van maatregelen op risico’s (een proces derhalve). Om die reden is het belangrijk het meten van de effectiviteit van de maatregelen binnen het risicomanagement en het eventueel actualiseren/ aanpassen van het management op te nemen in de jaarplanning. Het hanteren van een sjabloon geeft houvast, maar impliceert ook een ‘gevaar’: het management dient afgestemd te worden op de eigen risico’s en situaties van de organisatie6.
Wie is de cliënt?
De verplichting tot het doen van cliëntenonderzoek en de meldingsplicht gelden voor zover de accountant in beroepsmatige zin diensten verleent aan een cliënt. Voorbeelden zijn: het samenstellen van de jaarrekening, het voeren van een financiële administratie en het geven van belastingadvies. Het moet wel gaan om ‘beroepsactiviteiten’ waar sprake is van een gevaar van witwassen of financieren van terrorisme dan wel de mogelijkheid van het waarnemen daarvan. Het geven van een training aan cliënten valt daar meestal niet onder: de kans dat tijdens die training een ongebruikelijke transactie wordt waargenomen is doorgaans nihil7.
Wie nu precies de cliënt is, kan in sommige situaties best complex zijn. Een voorbeeld:
Stel je wordt als accountant gevraagd om dienstverlening te verrichten door een administratiekantoor ten behoeve van een klant van het administratiekantoor. De vraag is nu: wie is de cliënt, ofwel: wie dien je dan als cliënt te identificeren? Is dat de klant van het administratiekantoor of het administratiekantoor zelf?
De uitwerking van dit vraagstuk is als volgt weer te geven. In principe geldt dat een cliënt de natuurlijke persoon of rechtspersoon is met wie een zakelijke relatie wordt aangegaan of die een transactie laat uitvoeren8. Formeel is het opdrachtgevende administratiekantoor de cliënt maar materieel gezien worden de werkzaamheden verricht ten behoeve van de achterliggende cliënt.
Dienstverlening ten behoeve van een cliënt van het administratiekantoor dient uitgelegd te worden als werden de werkzaamheden rechtstreeks voor de cliënt verricht. In de Wwft is overigens vastgelegd dat de accountant moet nagaan of een cliënt voor zichzelf optreedt dan wel ten behoeve van een derde (artikel 3 lid 2 letter f Wwft). Als een administratiekantoor bij een accountant komt, weet hij dat deze niet voor hem zelf komt maar voor een ander. Dus die ander (de klant van het administratiekantoor) is de cliënt.
De NBA geeft in praktijkhandreiking 11249 nog het volgende aan over dit onderwerp: “Teneinde discussie te voorkomen doet de instelling er verstandig aan om in twijfelgevallen zowel de formele opdrachtgever als de materiële cliënt te onderwerpen aan cliëntenonderzoek. Aangezien een controle vaak zal aansluiten bij de financiële administratie, doet de instelling er verstandig aan om ervoor te zorgen dat iedere partij op wiens naam facturen in de financiële administratie aanwezig zijn, aan een cliëntenonderzoek is onderworpen, dan wel dat bewijs aanwezig is dat deze partij niet de materiële cliënt is, doch een duidelijke tussenpersoon”.
Verificatie van de ultimate benificial owner (UBO)
Dat risico’s vragen om op risicogeoriënteerde maatregelen kwam reeds aan orde in dit blog. Dit vertaalt zich ook door in het cliëntonderzoek en specifiek ook in de wijze waarop de identiteit van de UBO vastgesteld dient te worden. Artikel 3 lid 2, onderdeel b Wwft geeft aan: “(….)de uiteindelijk belanghebbende van de cliënt te identificeren en redelijke maatregelen te nemen om zijn identiteit te verifiëren”.
Wat deze “redelijke maatregelen” dan precies zijn niet verder uitgewerkt. Het navolgende overzicht geeft weer wat redelijke maatregelen zouden kunnen zijn.
| Aard van het risico | Wat te doen? |
|---|---|
| Laag risico | Volstaan kan worden met een verklaring van de bedrijfsleiding omtrent de gegevens van de UBO. |
| Normaal risico | Verificatie van de identiteit kan plaats vinden aan de hand van het ID- bewijs. |
| Verhoogd risico | Aanvullende maatregelen op de maatregelen bij een normaal risico. Voorbeeld: het opvragen van andere informatie bij een advocaat/notaris. |
In het vorenstaande gaat het om het verifiëren van de identiteit van de UBO. Dat moet worden onderscheiden van de verificatiewerkzaamheden die in voorkomende situaties noodzakelijk zijn om vast te stellen of de accountant de juiste UBO signaleert. In die laatste situatie kan het noodzakelijk zijn juridische structuurschema’s op te vragen en eventueel externe bronnen te laten raadplegen.
UBO bij gemeenschappelijke regelingen
De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is een Nederlandse wet, waarin gemeenschappelijke regelingen worden getroffen tussen de openbare lichamen gemeenten, provincies en waterschappen. De huidige wet dateert van 20 december 1984 en is voor het laatst gewijzigd per 1 januari 2020. Deze wet is de belangrijkste grondslag voor samenwerking tussen gemeenten, provincies en waterschappen, zoals intergemeentelijke samenwerking10.
In artikel 3 van het uitvoeringsbesluit bij de Wwft wordt voor een aantal soorten instellingen weergegeven hoe normaliter de UBO bepaald kan worden. Gemeenschappelijke regelingen staan niet in dit rijtje genoemd. Normaliter – zoals bij besloten vennootschappen- kent het bepalen van de UBO de volgende hoofdlijn.
| Stappenplan | |
|---|---|
| A | UBO’s zijn natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de vennootschap, dus bepaalt de accountant de UBO aan de hand van het geheel van contractuele relaties en de feitelijke situatie: wie heeft beleidsbepalende invloed en wie kan deze feitelijk uitoefenen11? |
| B | Een indicatie is het direct of indirect houden van meer dan 25 procent van de aandelen, van de stemrechten of van het eigendomsbelang in de vennootschap, met inbegrip van het houden van toonderaandelen. |
| C | Indien op basis van A en B geen UBO kan worden bepaald, dan bepaalt de accountant de pseudo UBO. |
De pseudo UBO is het hoger leidinggevend personeel. Uit Wwft artikel 1 blijkt dat hieronder moet worden verstaan:
- “personen die het dagelijks beleid van een instelling bepalen; of
- personen werkzaam onder verantwoordelijkheid van een instelling, die een leidinggevende functie vervullen direct onder het echelon van de dagelijks beleidsbepalers en die verantwoordelijk zijn voor natuurlijke personen wier werkzaamheden van invloed zijn op de blootstelling van een instelling aan de risico’s op witwassen en het financieren van terrorisme”
In de situatie van een gemeenschappelijke regeling is het dus niet eenvoudig12 om te bepalen wie als UBO kwalificeert. In die situatie dient een pseudo UBO geïdentificeerd te worden en diens identiteit geverifieerd te worden: het bestuur bijvoorbeeld.
Afsluitend
In de inleiding schreef ik reeds dat er in veel Wwft-praktijksituaties geldt dat de maatregelen en keuzes die moeten worden gemaakt, maatwerk zijn. Dit – in voorkomende situaties creatieve en subjectieve – handelen is vaak complex.
Uit bovenstaande dilemma’s en oplossingsrichtingen blijkt ook dat de te nemen stappen niet eenduidig zijn. Er wordt ook veel ruimte gelaten ter ‘eigen invulling’ in de Wwft.
Omdat de afwegingen – naast voor de beroepsbeoefenaar – ook van belang zijn voor het accountantskantoor13, is het van belang de beslissingen en afwegingen niet alleen te maken.
Accountants die weleens een Wwft training van mij hebben meegemaakt weten dat ik met dit statement vaak afsluit: overweeg samen wat je moet doen. Informeel sparren met een directe collega of via een externe adviseur of een meer formele (externe) Wwft-consultatie zijn voorbeelden hoe je dit in praktische zin vorm kunt geven.
Drs. A.A. (Alex) Boxum RA EMITA14,
19 februari 2020
1) Meer informatie over de compliance bijeenkomsten kun je vinden op onze website: https://www.vna-aa.nl/consulting/compliance
2) Zie par. 1.2. van de Wwft.
3) https://www.fatf-gafi.org/media/fatf/documents/reports/RBA-Accounting-Profession.pdf
4) https://www.wodc.nl/onderzoeksdatabase/2689c-nra-witwassen-1.aspx
5) https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/supranational_risk_assessment_of_the_money_laundering_and_terrorist_financing_risks_affecting_the_union.pdf
6) In een eerder blog kwam reeds aan de orde dat het komen tot een adequaat risicomanagement ‘goed’ gecombineerd kan worden met het ontwikkelen van de SIRA. Immers ook daar start de accountantsorganisatie met een organisatieschets die de inherente blootstelling van de specifieke organisatie weergeeft in relatie tot integriteitsrisico’s (waaronder die van witwassen en het financieren van terrorisme) https://accountantweek.nl/artikel/voldoen-aan-wwft-2018-accountants-administratiekantoren
7) Dit is een toepassing van bijvoorbeeld MvT, 31 238, nr. 3, pag. 11 en 12.
8) Zie Wwft, artikel 1 lid 1.
9) Aangezien de definities in de Wwft op dit punt niet zijn aangepast, is niet de verwachting dat de NBA handreiking 1124 op dit punt zal wijzigingen. Een update is in de maak bij de NBA.
10) Bron: Wikipedia.
11) Deze eerste stap lijkt heel sterk op het toepassen van de regels bij consolidatievraagstukken. Immers in bijvoorbeeld RJ 217 staat in het kader van het bepalen van het groepshoofd ook de vraag centraal hoe het zit met de beleidsbepalende invloed. Ook dan wordt het geheel van de contractuele relaties en afspraken alsmede ook de feitelijke gang van zaken in ogenschouw genomen. Echter bij consolidatie gaat het om een vennootschap/ entiteit terwijl het bij de UBO gaat om een natuurlijk persoon en diens zeggenschap.
12) Immers: wie is eigenaar? Wie bepaalt?
13) Getuige alleen al de aansprakelijkheid: dit kan zowel tuchtrechtelijk (op niveau van de beroepsbeoefenaar) maar ook bestuursrechtelijk en civielrechtelijk aan de orde zijn.
14) Alex Boxum is werkzaam als directeur compliance & training bij V&A accountants adviseurs. Zijn dagelijkse ondersteuning van uiteenlopende accountantskantoren ziet ondermeer op Wwft (waaronder via de V&A Wwft helpdesk) en het geven van trainingen hierover. Contactgegevens: Alex@vna-aa.nl
